Een enquête per e-mail versturen: zo pak je het aan

← Kennisbank · Delen en uitnodigen

Een enquête per e-mail versturen is de meest gerichte manier om reacties te verzamelen. Je weet precies wie je hebt uitgenodigd, wie al heeft gereageerd en wie nog een duwtje nodig heeft. Zo pak je het slim aan, zonder dat het voelt als een grote actie of extra werk voor jou, en zonder dat je handmatig moet bijhouden wie al gereageerd heeft.

Waarom een enquête per e-mail versturen werkt

Bij een link of QR-code weet je nooit precies wie hem heeft gezien. Stuur je je enquête per e-mail, dan houdt Vraply per uitnodiging bij wie heeft ingevuld en wie niet. Dat is fijn voor een klanttevredenheidsonderzoek of een medewerkerstevredenheidsonderzoek waarbij je een compleet, betrouwbaar beeld wilt van je hele groep, in plaats van een losse steekproef van wie toevallig een link doorklikte.

Zo verstuur je uitnodigingen vanuit Vraply

Voeg de e-mailadressen van je respondenten toe, en Vraply verstuurt de uitnodiging met jouw huisstijl, logo en een eigen link per persoon. Iedereen krijgt zijn eigen link, zodat je nooit dubbele antwoorden telt en altijd exact weet wie nog moet reageren. Zo blijft je overzicht kloppen, ook bij een grote groep of meerdere afdelingen tegelijk.

Denk ook aan het moment van versturen. Kies een dag en tijdstip waarop je doelgroep doorgaans rustig e-mail leest, zoals een dinsdag- of woensdagochtend, en vermijd de vrijdagmiddag of een moment vlak voor een vakantie. Een enquête die binnenkomt tussen twintig andere ongelezen mails krijgt nu eenmaal minder aandacht dan een die op een rustig moment in de inbox verschijnt.

1. Maak je enquête af en zet hem klaar om te delen.
2. Voeg de e-mailadressen toe, los of als lijst.
3. Vraply verstuurt automatisch een uitnodiging met jouw merk en logo.
4. Volg per persoon of de uitnodiging is geopend en ingevuld.
5. Stuur na een paar dagen een herinnering naar wie nog niet reageerde.

Een voorbeeld-uitnodigingstekst

Een goede uitnodiging is kort, persoonlijk en duidelijk over hoeveel tijd het kost. Dit voorbeeld kun je zo overnemen en aanpassen aan jouw situatie:

Onderwerp: Jouw mening telt, twee minuten van je tijd

Beste [naam],

We willen graag weten hoe jij [de afgelopen cursus, dit seizoen, onze dienstverlening] hebt ervaren. Via onderstaande link vul je in twee minuten een korte enquête in. Je antwoorden worden anoniem verwerkt.

[Start de enquête]

Alvast bedankt voor je tijd, [naam of organisatie]

Houd de toon warm en persoonlijk, benoem kort waarom je het vraagt en wat je ermee gaat doen. Vermijd lange uitleg vooraf, want hoe korter de mail, hoe groter de kans dat mensen meteen doorklikken.

Een voorbeeld-herinnering

Heeft iemand nog niet gereageerd? Stuur dan alleen naar die groep een herinnering, in plaats van iedereen opnieuw te mailen.

Onderwerp: Nog twee minuutjes over?

Beste [naam],

Een paar dagen geleden stuurden we je een korte enquête. Heb je hem nog niet ingevuld, dan mag dat natuurlijk gewoon nu. Het kost je twee minuten en helpt ons echt verder.

[Start de enquête]

Dank je wel, [naam of organisatie]

Kies een moment een paar dagen tot een week na de eerste uitnodiging voor je herinnering, dat werkt meestal het best. Eén herinnering is meestal genoeg, meer dan twee wordt al snel irritant en werkt averechts. Meer tips vind je bij meer respons op je enquête krijgen.

Privacy en vertrouwen bij e-mailuitnodigingen

Je respondenten hoeven geen account aan te maken en hun antwoorden blijven anoniem, ook al ken jij hun e-mailadres. Vraply bewaart data bij Nederlandse partners in de EU, volledig in lijn met de AVG en zonder omwegen naar andere continenten. Benieuwd hoe veilig dat precies geregeld is? Bekijk onze beveiliging. Wil je zeker weten dat je enquête zelf ook AVG-proof is opgezet, lees dan die uitleg erbij voordat je verstuurt.

Het feit dat je weet wie je hebt uitgenodigd, betekent niet dat je ook weet welk antwoord van wie komt. Vraply koppelt de uitnodiging los van het antwoord zodra iemand de enquête invult, zodat je alleen ziet wie heeft gereageerd, niet wat diegene precies heeft ingevuld. Dat onderscheid is belangrijk om aan je respondenten uit te leggen, want het neemt een groot deel van de terughoudendheid weg om eerlijk te antwoorden.

Veelgestelde vragen

Hoeveel e-mails mag ik in één keer versturen?

Dat hangt af van je pakket, maar voor de meeste organisaties is een lijst van enkele tientallen tot een paar honderd adressen goed te doen. Voeg de adressen in één keer toe en Vraply verstuurt de uitnodigingen automatisch, zodat je niet zelf hoeft te knippen en plakken in losse mails.

Zien mensen dat ik weet of ze hebben gereageerd?

Nee, voor de invuller voelt het gewoon als een normale link naar een enquête. Alleen jij ziet in je eigen overzicht wie de uitnodiging heeft geopend en wie de enquête heeft afgerond, zodat jij gericht kunt herinneren zonder dat de respondent daar iets van merkt.

Kan ik de uitnodigingsmail aanpassen aan mijn huisstijl?

Ja, de uitnodiging gaat uit met jouw logo en merkkleur, zodat ontvangers meteen herkennen van wie de e-mail komt. Dat werkt vertrouwenwekkender dan een anonieme afzender, en verhoogt de kans dat mensen de mail openen in plaats van hem als spam te negeren.

Hoe vaak mag ik een herinnering sturen?

Eén herinnering, een paar dagen tot een week na de eerste uitnodiging, is meestal voldoende en verhoogt de respons merkbaar. Stuur je vaker dan twee keer, dan loop je het risico dat mensen zich geïrriteerd voelen en juist minder snel reageren, ook bij toekomstige enquêtes.

Meld je gratis aan en verstuur vandaag nog je eerste uitnodiging, zonder creditcard.

Lees ook

• Enquête op een zuil of tablet: zo zet je een feedbackzuil neer
• Je enquête delen: link, QR-code, e-mail of website
• QR-code voor een enquête maken en gebruiken