Een AVG-proof enquête maken: zo pak je het aan

← Kennisbank · Privacy en AVG

Een AVG-proof enquête maken klinkt ingewikkelder dan het is. Met een paar bewuste keuzes zorg je dat je onderzoek netjes is geregeld, zonder dat je een jurist nodig hebt om te beginnen.

Loop de onderstaande punten één voor één langs voor je je enquête live zet. Samen vormen ze een praktische checklist die je bij elk nieuw onderzoek weer kunt gebruiken, of je nu voor een school, vereniging, bedrijf of gemeente werkt.

Checklist: de vijf punten die echt tellen

• Bepaal je grondslag: waarom vraag je dit, en aan wie.
• Vraag alleen wat je nodig hebt (dataminimalisatie).
• Regel een bewaartermijn en ruim gegevens automatisch op.
• Zorg voor een verwerkersovereenkomst met je leverancier.
• Bescherm kleine groepen met een anonimiteitsdrempel.

Hieronder lichten we elk punt toe, met een voorbeeld erbij zodat het minder abstract wordt.

Bepaal je grondslag

Voor je begint, is het goed om kort stil te staan bij waarom je deze gegevens verzamelt. Bij een tevredenheidsonderzoek onder klanten of leden is dat meestal een gerechtvaardigd belang: je wilt je dienstverlening verbeteren. Vraag je naar gevoeligere onderwerpen, dan is uitdrukkelijke toestemming vaak de juiste basis. Leg in de inleiding van je enquête in een paar zinnen uit waarom je iets vraagt en dat meedoen vrijwillig is, zie toestemming en persoonsgegevens in je enquête voor wanneer dat nodig is.

Een gemeente die een inwonerpeiling houdt over de nieuwe inrichting van een plein, kan dit prima onderbouwen als gerechtvaardigd belang: het onderwerp raakt iedereen in de buurt en de vragen gaan over meningen, niet over persoonlijke omstandigheden. Gaat het juist om gezondheid, inkomen of een ander gevoelig thema, dan is het verstandiger om vooraf expliciet toestemming te vragen, met een korte uitleg waarom.

Vraag alleen wat je nodig hebt

De basis van dataminimalisatie is simpel: verzamel geen gegevens die je niet gebruikt. Twijfel je of een vraag over naam of e-mailadres nodig is, laat hem dan weg of maak hem optioneel. Een school die alleen wil weten hoe ouders een informatieavond beoordeelden, hoeft geen namen te vragen: een cijfer en een open vraag zijn vaak al genoeg. Wil je respondenten helemaal niet kunnen herleiden, kies dan voor een anonieme enquête maken als opzet, zodat er ook geen IP-adres wordt bewaard.

Regel je bewaartermijn

Gegevens hoeven niet voor altijd bewaard te blijven. Stel een bewaartermijn in die past bij je doel, bijvoorbeeld zes maanden voor een eenmalige evaluatie, zodat resultaten automatisch worden opgeruimd wanneer je ze niet meer nodig hebt. Dat scheelt je later ook uitzoekwerk en voorkomt dat er ergens een oude enquête vol gegevens blijft staan. Lees meer over hoe je dit instelt in bewaartermijn van je enquête.

Zorg voor de juiste afspraken met leveranciers

Gebruik je een tool voor je onderzoek, dan wil je weten waar de gegevens staan en wie erbij kan. Vraply host in de EU bij Nederlandse partners, plaatst geen trackers van derden en biedt een verwerkersovereenkomst die je self-service kunt tekenen, zonder dat je daarvoor eerst hoeft te bellen of te mailen. Meer daarover lees je op de pagina over beveiliging, in de verwerkersovereenkomst zelf, en op de pagina over je enquêtedata in de EU.

Bescherm kleine groepen

Splits je resultaten uit naar bijvoorbeeld team, klas of afdeling, gebruik dan een anonimiteitsdrempel zodat uitkomsten pas zichtbaar zijn vanaf voldoende reacties. Stel je die drempel bijvoorbeeld op vijf reacties, dan zie je bij een groep van drie mensen geen aparte uitsplitsing, maar tellen die reacties wel gewoon mee in het totaal. Zo blijft niemand herkenbaar, ook niet bij een klein aantal deelnemers, en kun je toch waardevolle verschillen tussen groepen laten zien.

Denk na over toestemming en duidelijkheid

Vraag je naar persoonsgegevens of gevoelige onderwerpen, dan is duidelijke toestemming belangrijk. Leg kort uit waarom je iets vraagt, en maak duidelijk dat deelname vrijwillig is en dat mensen tussentijds mogen stoppen. Dat hoeft geen lange juridische tekst te zijn: een paar heldere zinnen in de inleiding van je enquête zijn meestal genoeg om mensen op hun gemak te stellen.

Veelgestelde vragen

Heb ik voor elke enquête een verwerkersovereenkomst nodig?

Zodra je gegevens van anderen laat verwerken door een tool zoals Vraply, is een verwerkersovereenkomst verstandig, ook als je zelf geen namen of e-mailadressen verzamelt. Bij Vraply teken je die self-service, zonder gedoe, zodat je meteen weet waar je aan toe bent voor elk onderzoek dat je opzet.

Wat is precies een anonimiteitsdrempel?

Een anonimiteitsdrempel bepaalt vanaf hoeveel reacties een uitsplitsing zichtbaar wordt, bijvoorbeeld per klas of team. Zijn er te weinig reacties binnen een groep, dan blijft die uitsplitsing verborgen, terwijl de antwoorden wel meetellen in het algemene totaal. Zo voorkom je dat iemand persoonlijk herkenbaar wordt in een kleine groep.

Moet ik altijd om toestemming vragen voor een enquête?

Niet altijd: bij een gewoon tevredenheidsonderzoek volstaat vaak een gerechtvaardigd belang, zolang je duidelijk bent over het doel en de vrijwilligheid. Bij gevoeligere onderwerpen of bijzondere persoonsgegevens is uitdrukkelijke toestemming wel nodig. Twijfel je, kies dan voor de veilige weg en vraag expliciet om toestemming.

Hoe lang mag ik enquêteresultaten bewaren?

Dat hangt af van je doel: voor een eenmalige evaluatie is een paar maanden vaak genoeg, voor structureel onderzoek kan een jaar redelijk zijn. Belangrijk is dat je zelf een bewuste keuze maakt en die vastlegt, in plaats van gegevens onbeperkt te laten staan zonder reden.

Klaar om zelf een AVG-proof enquête op te zetten? Maak gratis een account en bouw je onderzoek met privacy als vertrekpunt.

Lees ook

• Hoe lang bewaar je enquêtedata? Bewaartermijn en de AVG
• Toestemming en persoonsgegevens in je enquête regelen
• Enquête met je data veilig in de EU, hoe werkt dat