Enquêteresultaten analyseren: van cijfers naar actie

← Kennisbank · Meten en analyseren

De antwoorden staan binnen, maar een scherm vol percentages zegt op zichzelf nog niet zoveel. Enquêteresultaten analyseren betekent dat je van losse cijfers naar een helder verhaal gaat: wat vinden mensen, waar zit de pijn of de trots, en wat ga je ermee doen? Met een vast stappenplan hoef je dat niet elke keer opnieuw uit te vinden.

In dit artikel loop je door de stappen die je zo kunt overnemen, van het eerste overzicht tot een rapport waar je team of bestuur echt iets mee kan.

Stappenplan in vijf stappen

Volg deze volgorde en je voorkomt dat je in details verdwaalt voordat je het grote plaatje kent.

1. Bekijk de respons en de belangrijkste totalen.
2. Filter en vergelijk groepen met het kruisfilter.
3. Reken de NPS of andere kernscores uit.
4. Lees en groepeer de open antwoorden.
5. Zet je bevindingen om in een rapport met concrete acties.

Begin met het grote plaatje

Kijk eerst naar de respons en de belangrijkste totalen, voordat je inzoomt op details. Hoeveel mensen hebben meegedaan, en welke vraag springt eruit in positieve of negatieve zin? Dat eerste overzicht bepaalt waar je daarna dieper induikt. Een respons van dertig procent op een uitnodiging aan tweehonderd mensen is bijvoorbeeld ruim voldoende voor een betrouwbaar beeld, terwijl vijf reacties op diezelfde groep vooral aanleiding is om de uitnodiging nog eens te versturen.

Een voorbeeld uit de praktijk maakt dit concreet. Stel, een sportvereniging met tweehonderdveertig leden stuurt een tevredenheidsonderzoek uit en krijgt honderdtien reacties terug. Het gemiddelde rapportcijfer is een 7,4, maar bij de vraag over de kantine valt een groep lage scores op. Zonder verder te kijken lijkt alles prima. Pas met de vervolgstappen hieronder wordt duidelijk wie die lage scores geeft en waarom.

Filter en vergelijk met het kruisfilter

Met het kruisfilter splits je resultaten uit naar bijvoorbeeld team, locatie, leeftijdsgroep of afdeling, zodat verschillen zichtbaar worden die in het totaal verdwijnen. In het voorbeeld van de sportvereniging blijkt de lage kantinescore vooral te komen van de jeugdafdeling, terwijl de senioren juist tevreden zijn. Zo zie je in een paar klikken of een score bij iedereen speelt, of vooral bij één groep.

Werk je met kleine groepen, dan houdt de anonimiteitsdrempel resultaten pas zichtbaar vanaf voldoende reacties. Zo blijft niemand herkenbaar en kun je toch veilig uitsplitsen, ook bij een klein team of een kleine klas. Je combineert in het kruisfilter gerust meerdere filters tegelijk, bijvoorbeeld leeftijd én locatie, om nog gerichter te zoeken naar de plek waar iets speelt.

Reken de NPS en andere kernscores uit

Gebruik je een aanbevelingsvraag, dan wil je die goed interpreteren voordat je conclusies trekt. Lees meer over wat NPS is en hoe je die score naast andere cijfers legt voor een compleet beeld, in plaats van er één getal uit te lichten. Een NPS van plus twintig zegt weinig zonder context: vergelijk hem met een vorige meting of met een benchmark uit je branche om te weten of dat goed of matig is.

Vergeet de open antwoorden niet

De cijfers vertellen wat, de open antwoorden vertellen waarom. Neem de tijd om open antwoorden te analyseren naast de grafieken, want daar zitten vaak de concrete verbeterpunten die je in een percentage niet terugziet. Een lage score krijgt pas betekenis zodra je weet wat mensen daarbij schrijven. Bij de sportvereniging uit het voorbeeld bleek uit de open antwoorden dat de jeugd vooral de wachttijd aan de bar vervelend vond, iets wat je in een cijfer alleen nooit had gezien.

Van inzicht naar een rapport

Zet je belangrijkste bevindingen om in een kort rapport met de drie grootste conclusies en een voorstel voor vervolgstappen. Zo blijft het behapbaar, ook voor collega's of bestuursleden die de resultaten niet zelf hebben doorgenomen. In Vraply exporteer je je resultaten direct als PDF, Word of PowerPoint, met je eigen logo en merkkleur, klaar om te delen met je team of bestuur. Bekijk ook eens de functies van Vraply om te zien wat er verder mogelijk is met je resultaten, van filters tot kant en klare rapportages.

Wil je liever eerst weten hoe je tot een sterke enquête komt voordat je gaat analyseren? Lees dan hoe je een goede enquête maakt als opstap naar dit hele proces.

Veelgestelde vragen

Hoeveel reacties heb ik nodig voor een betrouwbare analyse?

Dat hangt af van de omvang van je doelgroep, maar als vuistregel geldt: hoe kleiner de groep, hoe hoger het percentage reacties dat je nodig hebt. Bij honderd mensen is dertig tot veertig reacties al bruikbaar, bij duizend mensen is een paar honderd meestal ruim voldoende voor een betrouwbaar beeld per groep.

Wat is het verschil tussen filteren en uitsplitsen?

In de praktijk bedoelen mensen vaak hetzelfde: je bekijkt een deel van de resultaten apart, bijvoorbeeld alleen de reacties van één team. Filteren doe je live in het resultatenscherm, terwijl uitsplitsen meestal verwijst naar het uiteindelijke rapport waarin je die groepen naast elkaar zet.

Moet ik alle open antwoorden lezen voordat ik conclusies trek?

Niet per se alles woord voor woord, maar wel genoeg om de belangrijkste thema's te herkennen. Doorzoek antwoorden op trefwoorden en lees per thema een aantal voorbeelden, zodat je snel weet wat er speelt zonder dat je uren kwijt bent aan het doorlezen van elke losse reactie.

Wanneer deel ik resultaten met mijn team of bestuur?

Deel resultaten zodra je het grote plaatje en de belangrijkste verklaringen helder hebt, meestal binnen een week na afsluiting. Wacht niet te lang, want de betrokkenheid van deelnemers is vers en een snelle terugkoppeling laat zien dat hun antwoorden ergens toe leiden.

Wil je zelf snel van reacties naar heldere inzichten? Begin gratis met Vraply en zie je resultaten meteen overzichtelijk terug, inclusief kruisfilter en rapport.

Lees ook

• Wat is een goede enquetescore? Benchmarks per branche
• Welke beoordelingsschaal kies je? Sterren, cijfers, smileys of NPS
• eNPS meten: hoe tevreden zijn je medewerkers echt?