Toestemming en persoonsgegevens in je enquête regelen

← Kennisbank · Privacy en AVG

Zodra je naam, e-mailadres of andere persoonsgegevens vraagt in je enquête, komt de vraag naar toestemming al snel om de hoek kijken. Gelukkig is dat met een paar heldere keuzes goed te regelen, zonder dat het je onderzoek ingewikkeld maakt of dat je eerst een jurist nodig hebt.

In dit artikel lopen we kort door de grondslagen, wanneer toestemming echt nodig is, en hoe een goede toestemmingstekst eruitziet. Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies: overleg bij twijfel over jouw situatie met je privacy-functionaris.

Grondslagen in het kort

Om persoonsgegevens te mogen verwerken, heb je een grondslag nodig, een reden die de AVG erkent. Voor onderzoek zijn er twee die je in de praktijk het vaakst tegenkomt:

• Gerechtvaardigd belang: je hebt een redelijk, begrijpelijk belang bij het onderzoek, bijvoorbeeld je dienstverlening verbeteren, en dat weegt niet zwaarder dan de belangen van de deelnemer.
• Toestemming: de deelnemer geeft vooraf en vrijwillig aan dat hij het goedvindt, meestal nodig bij gevoeligere onderwerpen of wanneer er geen ander redelijk belang is.

Welke grondslag past, hangt af van je onderwerp en je doelgroep. Twijfel je, kies dan voor de veilige weg en vraag expliciet om toestemming, ook als een gerechtvaardigd belang misschien ook had gekund.

Wanneer heb je toestemming nodig

Vraag je alleen naar meningen zonder dat je iemand kunt herleiden, dan speelt toestemming een kleinere rol en volstaat in de meeste gevallen een gerechtvaardigd belang. Vraag je wel naar naam, e-mailadres of andere persoonsgegevens, dan leg je vooraf duidelijk uit waarom je dat vraagt en wat je ermee doet. Gaat het om een gevoelig onderwerp, zoals gezondheid, of om bijzondere persoonsgegevens, dan is uitdrukkelijke toestemming meestal nodig. Hoeft dat allemaal niet voor jouw onderzoek, overweeg dan een anonieme enquête maken zodat de vraag helemaal wegvalt.

Een school die na een studiereis wil weten hoe ouders de organisatie beoordeelden, kan meestal volstaan met een gerechtvaardigd belang: het gaat om een mening over de organisatie, niet om een gevoelig persoonlijk onderwerp. Vraagt diezelfde school naar de gezondheidssituatie van een leerling in verband met een aangepast programma, dan ligt uitdrukkelijke toestemming veel meer voor de hand, met een korte, aparte uitleg waarom dat nodig is.

Een voorbeeld toestemmingstekst

Een toestemmingstekst hoeft geen lang juridisch document te zijn. Een paar zinnen in gewone taal, boven aan je enquête, zijn vaak genoeg:

"We vragen je hieronder naar je naam en e-mailadres, zodat we contact kunnen opnemen over de uitkomsten. Meedoen is vrijwillig en je kunt op elk moment stoppen. We gebruiken je gegevens alleen voor dit onderzoek en bewaren ze niet langer dan nodig."

Pas deze tekst gerust aan op je eigen situatie, zolang je maar duidelijk maakt waarom je iets vraagt, dat deelname vrijwillig is, en wat er met de antwoorden gebeurt. Zet je zo'n tekst in de welkomsttekst van je enquête, dan hoeft niemand verder te zoeken of te twijfelen voor hij begint met invullen.

Vraag alleen wat nodig is

Elk persoonsgegeven dat je vraagt, is een gegeven dat je moet beheren. Laat velden weg die je niet echt gebruikt, en maak gevoelige vragen optioneel in plaats van verplicht. Dat is meteen een belangrijke stap richting een AVG-proof enquête maken, en het maakt je enquête voor respondenten ook prettiger om in te vullen: hoe minder er wordt gevraagd, hoe minder mensen twijfelen of ze wel willen meedoen aan het onderzoek.

Zorg dat gegevens veilig blijven

Toestemming geven werkt alleen als mensen erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens goed worden behandeld. Bij Vraply blijven gegevens in de EU, worden er geen IP-adressen van respondenten opgeslagen, en stel je zelf een bewaartermijn in die past bij je onderzoek. Zo weet je zeker dat je enquête met je data veilig in de EU staat, van eerste antwoord tot rapportage. Meer over hoe lang je gegevens mag bewaren lees je in bewaartermijn van je enquête.

Geef mensen de regie

Laat respondenten weten dat ze op elk moment kunnen stoppen, en houd je aan wat je hebt beloofd in de inleiding. Dat bouwt vertrouwen op, ook voor een volgende enquête, en het zorgt voor eerlijkere, opener antwoorden omdat mensen weten waar ze aan toe zijn. Vraag je bijvoorbeeld jaarlijks naar medewerkerstevredenheid, dan onthouden mensen of je je eerdere belofte over vrijwilligheid en privacy ook echt bent nagekomen. Kom je er zelf niet helemaal uit voor jouw specifieke onderzoek, overleg dan met je privacy-functionaris voor je live gaat.

Veelgestelde vragen

Moet ik altijd expliciet om toestemming vragen?

Niet altijd: bij een gewoon tevredenheidsonderzoek volstaat vaak een gerechtvaardigd belang, zolang je duidelijk bent over het doel en de vrijwilligheid. Bij gevoelige onderwerpen of bijzondere persoonsgegevens is uitdrukkelijke toestemming wel nodig. Twijfel je, kies dan voor de veilige weg.

Mag ik een vraag over gezondheid stellen zonder toestemming?

In de meeste gevallen niet zomaar. Gezondheidsgegevens gelden als bijzondere persoonsgegevens en vragen om een stevigere basis, meestal uitdrukkelijke toestemming. Overleg bij twijfel met je privacy-functionaris voor je zo'n vraag aan je enquête toevoegt.

Kan iemand toestemming later weer intrekken?

Ja, dat hoort erbij. Maak in je toestemmingstekst duidelijk hoe iemand dat kan doen, bijvoorbeeld door contact met je op te nemen, en respecteer dat verzoek zodra het bij je binnenkomt.

Is een aparte toestemmingsvraag nodig als de enquête al anoniem is?

Meestal niet, omdat er dan geen persoonsgegevens worden verwerkt die te herleiden zijn tot een persoon. Wil je dat zeker weten voor jouw opzet, kijk dan naar een anonieme enquête maken en overleg bij twijfel met je privacy-functionaris.

Wil je toestemming en privacy meteen goed regelen in je volgende onderzoek? Begin gratis met Vraply en bouw je enquête met dat vertrouwen als basis.

Lees ook

• Hoe lang bewaar je enquêtedata? Bewaartermijn en de AVG
• Een AVG-proof enquête maken: zo pak je het aan
• Enquête met je data veilig in de EU, hoe werkt dat